Toc, toc.
Llaman a la puerta de tu negocio y te encuentras que es el inspector de trabajo. Viene a hacer una visita y a echar un vistazo de que todo esté correcto, pero ni siquiera te ha avisado. Te estresas, te tiras de los pelos y no sabes muy bien qué hacer.
No te preocupes, te vamos a explicar todo lo que necesitas saber para superar una inspección de trabajo. Y es que antes de que cometas algo que pueda molestar al inspector de trabajo es fundamental que tengas presente todas nuestras recomendaciones.
Deja que el inspector haga su trabajo
Es fundamental. No trates de impedirle la entrada ni el acceso a algunos ordenadores. Una vez se haya acreditado de forma correcta, debes dejar que el inspector haga lo que tenga que hacer, ya sea tomar fotografías o entrevistar a algunos trabajadores.
Trata siempre de ser colaborativo. Acompáñale en todo momento para atender a lo que pida, ya sea revisar unos documentos o acceder a cualquier espacio del lugar de trabajo. Está en su derecho de hacerlo, por lo que tratar de impedirle y ponerle trabas al proceso siempre irá en tu contra.
Tampoco insistas si dicha inspección de trabajo está motivada por una denuncia previa, porque no tiene la obligación de decírtelo. Lo mejor es que no pienses en ello ni trates de averiguarlo, porque puede empeorar la actitud que pueda tener respecto a la empresa.
¿Qué leyes se tienen en cuenta durante una inspección de trabajo?
Las dos leyes principales que debes tener en cuenta, y que el inspector de trabajo utilizará, serán la Ley Ordenadora del Sistema de la ITSS y la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
La primera es la que establece y regula todo el procedimiento de la inspección de trabajo, como aquellas acciones que puede realizar el inspector y los aspectos que se van desarrollando durante la misma.
La segunda, también llamada LISOS, es la ley donde se indican las infracciones que puedes cometer como empresa y pueden ser detectadas, indicando también las sanciones que corresponden según la gravedad.
También debes tener en cuenta la Ley de prevención de Riesgos laborales, ya que es la que de forma más habitual suele incumplirse. Si la tienes actualizada y todo en regla, no debería haber ningún problema.
¿Qué documentos puede pedir un inspector de trabajo?
Durante la inspección de trabajo el funcionario puede indicarte que le muestres algunos documentos, por lo que es indispensable que siempre los tengas localizados y actualizados.
Los documentos son:
- El libro de visitas.
- Documento de la Seguridad Social donde se indique la inscripción, afiliación alta y baja en el régimen correspondiente.
- Las escrituras de constitución de la empresa como sociedad.
- Todos los justificantes de cuotas y prestaciones de la Seguridad Social abonadas. También los de aplazamientos y fraccionamiento de pagos.
- La inscripción en el IAE.
- La declaración de retenciones del IRPF y de operación a terceros.
- Las normas propias de la empresa respecto a la prevención de riesgos laborales.
- Calendario laboral, cuadro de horario y resumen de las horas extraordinarias de los trabajadores.
- Autorizaciones de trabajo y contratos de trabajo, así como la documentación relacionada con trabajadores extranjeros.
- Justificantes de pago de cuotas y alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.
- Recibo de los salarios de los empleados.
- El libro mayor, así como los registros contables y balances. Esto incluye programas informáticos y cualquier archivo utilizado.
- Declaración del impuesto de sociedades.
La lista es larga, por lo que es esencial que los tengas todos localizados para facilitar y hacer más ágil toda la inspección de trabajo.
Los responsables de los diferentes departamentos de tu empresa pueden encargarse e informarte de dónde encontrarlos, en el caso de que no estén presentes.
¿Qué hacer si detecta un incumplimiento en materia laboral?
Es posible que alguna vez el inspector de trabajo detecte algún incumplimiento, lo indicará al momento y es posible que comience un proceso algo incómodo. Pero recuerda ser siempre colaborativo, ya que una buena actitud puede ayudar a amortiguarlas e incluso evitarlas.
Ten en cuenta que en ningún caso puedes autoinculparte, aunque la infracción haya sido una falta propia. Es decir, que la presunción de inocencia sigue vigente. Esto significa que no estás obligado a dar más información que aquella que es requerida por el inspector de trabajo.
En cualquier caso, deberás corregir la infracción lo antes posible, sobre todo antes de que se realice un requerimiento por parte de Inspección de Trabajo y así demostrar que está implicado, además de seguir todo lo que te exige la ley. No hacerlo implicaría más sanciones.
También es posible que ante algunas infracciones pueda aplicar medidas cautelares. Es totalmente legal, ya que al inspector se le considera autoridad y no podrás revocar aquellas medidas que indique hasta la corrección del origen de la infracción.
En otros casos, pese a que se haya cometido una infracción, la corrección de la misma puede evitar una sanción económica.
Es el caso, por ejemplo, de unos contratos temporales irregulares. El inspector de trabajo puede pedir que se hagan indefinidos, y la misma corrección evitará la multa.
Un abogado o experto laboralista puede facilitar toda la inspección
Ya sea externo o alguien contratado por la propia empresa, tener alguien especializado en la gestión de inspecciones de trabajo ayudará a que todo el proceso sea mucho más ágil y menos incómodo.
El experto en materia laboral puede ser el interlocutor directo con el inspector de trabajo, ya que la falta de conocimiento de normativa laboral del propio administrador o responsable de la empresa puede inducir a errores evitables.
Deberá tener conocimiento de la organización interna y de toda la documentación que se pueda exigir durante el proceso. Si la inspección ha sido avisada con antelación, podrá prepararse mucho mejor.
En cualquier caso, la clave para superar con éxito una inspección de trabajo es cumplir con las normativas vigentes. Que todo esté actualizado y en orden, evitando que pequeños detalles, olvidos o faltas que podrían pasar desapercibidas generen un efecto bola de nieve.
